Od numeru wytopu do listy płac. Asseco Merit ERP w kuźni WOSTAL
WOSTAL przez lata pracował na systemie, który razem z Asseco Business Solutions dopasował do realiów kuźni. Na Asseco Merit ERP przeszedł z dostawcą, który znał te rozwiązania od lat: wiedział, co przenieść, co zastąpić standardem i gdzie nowy system da więcej niż stary. Zasada brzmiała: najpierw standard.
- Asseco Merit ERP w pięciu obszarach: produkcja, logistyka, kadry i płace, finanse, środki trwałe
- Wiedza o zakładzie zamiast analizy od zera – ponad 130 rozwiązań skrojonych pod kuźnię, znanych zespołowi od lat
- Priorytet dla rozwiązań standardowych w Asseco Merit ERP
Kuźnia, która o każdej sztuce swojego wyrobu musi wiedzieć, z którego jest wytopu
„WOSTAL” to prężnie rozwijająca się firma produkcyjna wyspecjalizowana w obróbce stali. Oferuje odkuwki matrycowe, precyzyjną obróbkę mechaniczną CNC oraz kompleksowe wykonawstwo konstrukcji spawanych, a także montaż gotowych podzespołów. Dostarcza swoje wyroby do globalnych potentatów z różnych gałęzi przemysłu, takich jak: kolejnictwo, przemysł obronny, centra danych, automotive, hydraulika siłowa, energetyka, transport technologiczny, górnictwo, przemysł maszynowy. Firma działa w ścisłym reżimie jakościowym, wynikającym zarówno z wymagań środowiska ISO, jak także konieczności spełniania specyficznych wymagań klienta i precyzyjnych norm branżowych.
To produkcja, w której dokument bez numeru wytopu i atestu jest bezwartościowy, bo odbiorca z kolejnictwa, przemysłu obronnego lub innej branży może zapytać o pochodzenie materiału, z którego jest wykonany wyrób. To również produkcja akordowa, w której to, co pracownik wykonał na operacji, jest jednocześnie podstawą jego wynagrodzenia i kosztem na koncie wydziału.
Rodowód zakładu sięga 1938 roku i fabryki „Żelazo-Chrom”, która wytwarzała części rowerowe, drobne maszyny rolnicze i wyroby tłoczone. Budowa kuźni w 1977 roku przyniosła znaczące poszerzenie możliwości wytwórczych i pozyskanie nowych rynków zbytu. W 1992 roku na fali przekształceń własnościowych załoga przejęła zakład od Skarbu Państwa jako spółkę pracowniczą i powstały Zakłady Mechaniczno-Kuźnicze „WOSTAL” Sp. z o.o. Spółka dynamicznie się rozwija i zatrudnia dziś już czwarte pokolenie inżynierów z ziemi wolbromskiej.
Reżim jakościowy: ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001, normy spawalnicze PN-EN 1090, PN-EN 3834 i PN-EN 15085 (tabor kolejowy), również norma dotycząca technologii klejenia EN 17460 (tabor kolejowy), a dla urządzeń ciśnieniowych PN-EN 764-5, PED, HP0, W0 i AD 2000. Zakład ma własne, sukcesywnie rozbudowywane laboratorium i przechodzi wymagane audyty.
Trzy miejsca, w których ERP w kuźni zdaje egzamin
Asseco Merit ERP obsługuje w standardzie procesy typowe dla producentów z branży metalowej. W zakładzie takim jak WOSTAL skuteczność i dostosowanie systemu ERP widać w trzech miejscach: przy karcie technologicznej, przy rozliczeniu akordu i przy numerze wytopu. Żadne z nich nie mieści się w jednym dziale: karta technologiczna łączy technologa, handel i zarząd, akord – halę, kadry i księgowość, a wytop – zaopatrzenie, magazyn, produkcję i wysyłkę. Dlatego o jakości ERP w branży metalowej decyduje to, czy system obsługuje te procesy od początku do końca, a nie to, ile ma modułów.
Koszt wyrobu policzony przy ofercie
Surowce, operacje i normy czasowe składają się na techniczny koszt wytworzenia, liczony rekurencyjnie przez wszystkie półfabrykaty. Oferta na wyrób powstaje na liczbach z systemu.
Operacja z hali wprost na listę płac
Zarejestrowane wykonanie operacji staje się czasem przeliczonym na wartość na liście płac i jednocześnie kosztem na koncie wydziału. Nadgodziny, przezbrojenia i godziny nagrodowe liczone są ze stawki z umowy pracownika.
Pochodzenie materiału w systemie, nie w teczce
Wytop, atest, wymiar i kolor przechodzą przez cały proces, od przyjęcia surowca po dokument wydania. Dla odbiorców z kolejnictwa i przemysłu obronnego to nie udogodnienie, tylko warunek sprzedaży.
Sześć korzyści dobrze dopasowanego ERP, które widać na poziomie całego zakładu
Wycena na danych
Koszt wytworzenia wynika z karty technologicznej liczonej przez wszystkie półfabrykaty, więc oferta i marża opierają się na liczbach z systemu, a nie na szacunku.
Koszt pracy pod kontrolą
Akord, nadgodziny i przezbrojenia przechodzą z hali na listę płac i na koszt wydziału bez przepisywania.
Dostęp do rynków regulowanych
Wytop i atest są przypisane do wyrobu przez cały proces – to warunek współpracy z kolejnictwem, energetyką czy przemysłem obronnym. Obsługa KSeF 2.0 w formacie FA(3) jest w standardzie.
Mniej zależności od pojedynczych osób
Dane przechodzą między działami w systemie, a nie w mailach, plikach Excela i w pamięci doświadczonych pracowników. Urlop jednej osoby nie zatrzymuje całego łańcucha.
Niższy koszt utrzymania
Standard zastąpił wiele modyfikacji, więc system łatwiej aktualizować. W WOSTAL standard pokrył prawie cały obszar środków trwałych.
Ciągłość zamiast restartu
Dostawca znał zakład i poprzedni system. Migracja nie zaczęła się od zera, a kadry i produkcja zachowały sprawdzone dokumenty.
Rezerwa na przyszłość. Asseco Merit ERP pozwala modelować przebieg pracy na diagramie procesu, bez ingerencji w standard. Gdy odbiorca z kolejnictwa wprowadzi nowy wymóg kontroli, zakład może dopisać ten krok do procesu i przypisać go do odpowiedzialnej osoby. Nowe zlecenia przechodzą wtedy przez ten krok, a dokumenty już w obiegu kończą się według wersji procesu, w której powstały.
Dostawca, który zna zakład od 2004 roku
WOSTAL pracował na Asseco Xpertis od 2004 roku. Przez dwie dekady system rozwijał się razem z zakładem: własne wydruki handlowe, własna karta zarobkowa, własny rozdzielnik kosztów. Obowiązek e-fakturowania w KSeF był momentem decyzji o przejściu na Asseco Merit ERP – najnowszy system tego samego dostawcy. Zespół Asseco znał nie tylko same modyfikacje, ale też powody, dla których powstały.
Najpierw standard
Każda pozycja dostała jedną decyzję: standard Asseco Merit ERP albo odtworzenie modyfikacji. Pierwszeństwo miał standard, bo nie wymaga osobnego utrzymania i aktualizuje się razem z systemem. Lista była jednocześnie kryterium odbioru.
Wiedza zamiast analizy od zera
Zespół, który znał rozwiązania zakładu od lat, nie zaczynał od klasycznej analizy przedwdrożeniowej. Szybko ustalił, które z ponad 130 modyfikacji poprzedniego systemu obsługuje już standard Asseco Merit ERP, a które trzeba odtworzyć. Zakres był jasny od pierwszego dnia, ryzyko, że coś zniknie, było zarządzane, a dostawca, który zna historię zmian, ograniczył ryzyko, że ważne rozwiązanie zostanie pominięte.
Przebieg
Najważniejszy łańcuch: od operacji na hali do listy płac
W kuźni produkcja i płace to nie są dwa obszary, tylko jeden łańcuch: zarejestrowane wykonanie operacji staje się czasem przeliczonym na wartość na liście płac i kosztem na koncie wydziału. Asseco Merit ERP prowadzi ten łańcuch w jednym systemie. Kliknij obszar, żeby zobaczyć, co konkretnie objął.
Od oferty na wyrób po godziny akordowe przekazane do płac
Dla zakładu najważniejsze były obsługa czasu pracy i akordu oraz cykl życia zlecenia – od kalkulacji, przez pobrania materiałów, po raporty produkcji rejestrujące wykonaną produkcję.
- Oferty i kalkulacje – opracowanie ofert na wyroby, kalkulacja cen, karty technologiczne, weryfikacja cen do kalkulacji TKW
- Zlecenia produkcyjne – rejestracja i kontrola pobrań materiałów, zatwierdzanie zleceń, nowe wydruki, zmiana technologii, pole „Uwagi produkcji”
- Czas pracy i akord – rejestracja czasu i akordu, nadgodziny 50% i 100%, czas przezbrojenia, godziny nagrodowe, powiązanie ze stawką z umowy pracownika
- Technologia i kooperacja – edycja i usuwanie technologii, dezaktywacja operacji kooperacyjnych, dodatkowe pola: planowane roboczogodziny, wytop, terminy badań okresowych
- Raporty – analiza zapotrzebowania materiałowego, produkcja w toku, zestawienia produkcyjne
Godziny nie wracają na papierze
Przepracowane godziny z produkcji trafiają wprost do naliczania wynagrodzeń, a ta sama operacja trafia jako koszt na konto właściwego wydziału.
Dokument handlowy, który nie wymaga poprawek w Wordzie
Zakład eksportuje od ponad pięćdziesięciu lat, dziś do kilkudziesięciu krajów, więc wydruki handlowe i warunki dostawy są tu częścią procesu sprzedaży, a nie kosmetyką. Drugi filar to obsługa magazynowa i kontrola należności.
- Wydruki handlowe – faktury z SWIFT/IBAN, oferty z rabatami, datami realizacji i załącznikami, korekty faktur w wersji angielskiej, dokumenty magazynowe i formy płatności
- Zamówienia i dostawy – nowe warunki dostawy, domyślny magazyn dla zamówień, wydłużony symbol zamówienia, powiązania zamówień z dokumentami magazynowymi
- Obsługa magazynowa – przesunięcia, inwentaryzacja i stany dla magazynu PNU wg lokalizacji, blokady edycji dokumentów, kontrola wydziałów, rejestracja wagi na pozycjach
- Sprzedaż i rozliczenia – limity kredytowe klientów, reguły liczenia terminów płatności, raport towarów zalegających
Eksport bez ręcznych poprawek
Faktura, oferta i korekta wychodzą z systemu w odpowiedniej wersji językowej i z danymi bankowymi dla płatności zagranicznych.
Waga na pozycji dokumentu
Rejestracja wagi wprost na pozycjach – podstawa do planowania ładowności wysyłek.
Należności pilnowane na wejściu
Limity kredytowe i reguły terminów płatności działają w momencie wystawiania dokumentu, nie po fakcie.
Kadry i płace: ten sam łańcuch co produkcja
Kluczowe były dwie rzeczy: godziny z produkcji trafiające wprost do naliczania wynagrodzeń i raporty płacowe w formatach, których zakład używa od lat. Kadry nie musiały uczyć się nowych dokumentów.
- Rejestracja czasu pracy – wprowadzanie godzin i akordów, karta czasu pracy oraz karta zarobkowa w formacie WOSTAL
- Listy płac i raporty – pięć nowych raportów list płac, kreator zestawień do Excela, zestawienie składników, rozdzielnik kosztów wraz z eksportem do Excela
- Urlopy i nieobecności – rezerwy na niewykorzystane urlopy, modyfikacja naliczania urlopu, import nieobecności z pliku CSV, obsługa listy korygującej
- Księgowanie wynagrodzeń – podział wynagrodzeń na konta, przekodowanie kont kosztowych, odrębne formuły dla uczniów
- Kadry – staże pracowników, zawiadomienia o przeszeregowaniu, uporządkowanie rubryk kadrowych
Koniec przepisywania akordu
Zarejestrowane wykonania do operacji zleceń – sumowane per pracownik, dzień, rubryka płacowa i konto kosztowe.
Znane formaty raportów
Karta zarobkowa i karta czasu pracy wyglądają jak wcześniej, więc kadry nie uczą się raportowania od nowa.
Rozdzielnik z eksportem
Podział kosztów wynagrodzeń na konta z eksportem do Excela – gotowy materiał dla controllingu.
Dopasowanie księgowości do nowej struktury wydziałów
Księgowość dekretuje dokumenty magazynowe i listy płac na właściwe wydziały oraz konta kosztowe zespołów 4 i 5.
- Dekretacja – dokumenty magazynowe i listy płac dopasowane do nowych wydziałów i struktury kont zespołów 4 i 5
- Automatyzacja planu kont – automatyczne dodawanie nowych pozycji do analityki kont kosztowych powiązanych z projektami
- Parametryzacja rejestrów księgowych pod strukturę zakładu
- Rozliczenia podatkowe – korekty deklaracji CIT-8 oraz obsługa dokumentu VAT dla faktur nieopodatkowanych
Koszt trafia na właściwy wydział
Dekretacja magazynu i płac zgodna z realną strukturą organizacyjną zakładu.
Plan kont, który sam się aktualizuje
Nowe konta kosztowe powiązane z projektami powstają automatycznie zamiast być zakładane ręcznie.
KSeF jako punkt startu
Migracja miała u źródła obowiązek e-fakturowania – obsługa KSeF 2.0 i formatu FA(3) jest w standardzie Asseco Merit ERP.
Standard pokrył prawie cały obszar
Cały obszar środków trwałych zamknął się w jednej pozycji: uzupełnieniu brakującej opcji menu w ewidencji. Reszta funkcjonalności, z której korzystał zakład, znalazła pokrycie w standardzie Asseco Merit ERP.
- Uzupełnienie obsługi ewidencji o brakującą pozycję menu
- Zestawy kont dla środków trwałych tworzone automatycznie – po stronie finansów
- Amortyzacja, ewidencja i dokumenty obrotu majątkiem – w standardzie systemu
Mniej kodu do utrzymania
Im więcej obszaru pokrywa standard, tym mniej zostaje do testowania przy każdej kolejnej wersji systemu.
Aktualizacje bez ryzyka
Funkcje standardowe aktualizują się razem z systemem. Każda modyfikacja zastąpiona standardem obniża przyszły koszt utrzymania.
Zakład rozwija system dalej
Migracja pokryła pięć obszarów. Równolegle, poza jej zakresem, zakład rozwija system o kolejne funkcje – każda dokłada się do tego samego modelu danych.
- SEOD – elektroniczny obieg dokumentów · parametryzacja na ukończeniu, realizowana niezależnie od migracji
- Analizy biznesowe BI (Qlik) · instalacja testowa na rzeczywistych danych zakładu. Gotowe aplikacje: finanse, logistyka, personel, procesy, projekty i konsolidacja
- Businessbank i automatyzacja płatności · temat w rozmowach – przelewy elektroniczne wprost z list płac i rozrachunków
- Asystent Genius · planowane uruchomienie pilotażowe chatbota AI w interfejsie HTML
Rozbudowa bez drugiego systemu
Obieg dokumentów, analityka i płatności wchodzą do tego samego środowiska, a nie jako osobne wyspy.
Analityka na danych z hali
Qlik pracuje na tych samych danych, które powstają przy rejestracji wykonań i dokumentach magazynowych.
Osiem stanowisk, osiem różnych powodów, dla których to wdrożenie miało sens
Każda z poniższych korzyści ma to samo źródło: bolączkę, którą zakład nazwał sam, opowiadając o swojej codziennej pracy. Dlatego przy każdej personie zaczynamy od problemu, a nie od modułu – a po drugiej stronie stawiamy funkcję Asseco Merit ERP, która go zamyka.
W Asseco Merit ERP surowiec może być zastąpiony przez zamiennik.
Druga jednostka ewidencyjna to pełna ewidencja równoległa: stany, dostawy, rezerwacje, wymiary, inwentaryzacja i dokumenty zlecenia. Technolog liczy w metrach, magazyn wydaje w kilogramach – obaj patrzą na ten sam rekord.
Grupowa zmiana operacji i surowców we wszystkich kartach naraz, widok arkuszowy do masowej edycji wartości liczbowych, automatyczna numeracja kart, rysunek dołączany przeciągnięciem pliku oraz dwie karty aktualne równolegle – własna i kooperanta.
Braki dzielisz na naprawialne i nienaprawialne, także grupowo, a Asseco Merit ERP generuje operacje naprawcze wraz z ich zapotrzebowaniem surowcowym i pilnuje, żeby przyczyny zostały rozpisane do końca.
Karta czasu pracy i karta zarobkowa w formacie WOSTAL, pięć nowych raportów list płac i kreator zestawień do Excela. Nadgodziny 50% i 100%, czas przezbrojenia i godziny nagrodowe liczone ze stawki z umowy pracownika.
Dekretacja dokumentów magazynowych i list płac dopasowana do nowych wydziałów oraz kont grup 4 i 5, automatyczne dodawanie nowych pozycji do analityki kont kosztowych powiązanych z projektami, zestawy kont dla środków trwałych, korekty CIT-8 oraz dokument VAT dla faktur nieopodatkowanych.
Ścieżkę akceptacji rysuje się na diagramie procesu. Oferty będące w obiegu kończą się starą wersją, nowe wchodzą w nową – bez zatrzymywania firmy. Do tego wydruki ofert i korekt w wersjach językowych oraz limity kredytowe pilnowane przy dokumencie.
Uprawnienia budowane od zera w górę – do czynności i do danych. Narysowanie procesu nadaje uprawnienia roli, a użytkownik widzi wyłącznie swoje menu: technolog inne niż kierownik produkcji. Do tego interfejs HTML bez instalacji i bez czekania na aktualizację klienta na stacji.
Osiem funkcji Asseco Merit ERP wskazanych jako różnica na plus
Prezentacja obszaru Produkcja i Logistyka poprzedziła start wdrożenia. Już wtedy wskazano osiem funkcji, które oznaczały istotną zmianę na plus wobec dotychczasowego sposobu pracy – uporządkowanych według obszarów, których dotyczą.
Nie tylko Wolbrom
WOSTAL nie jest wyjątkiem. Asseco Merit ERP pracuje w Jakmet i w P.P.H.U. Kali, a w AKWA rozwiązania Asseco działają od ponad 20 lat. Różny profil i różna skala – od setek zleceń dziennie po kilkadziesiąt tysięcy elementów miesięcznie. Wspólna jest jedna rzecz: proces, który zaczyna się przy zamówieniu, a kończy na koncie księgowym – w jednym systemie.
Setki zleceń dziennie w jednym systemie – od produkcji, przez logistykę i sprzedaż, po księgowość, płace i zaawansowaną analitykę.
Zobacz referencje →Kilkadziesiąt tysięcy obrabianych elementów miesięcznie, przy presji czasu i kosztów materiału, które wymagają dokładnego zarządzania produkcją.
Przeczytaj case study →Rozwiązania Asseco pracują w zakładzie nieprzerwanie od ponad 20 lat.
Przeczytaj case study →Asseco Merit ERP w zakładzie metalowym – pytania, które słyszymy najczęściej
?Czy Asseco Merit ERP obsługuje identyfikowalność wytopu i atestu?
Tak, w standardzie. Numer wytopu, atest, wymiar i kolor są atrybutami, które przechodzą przez cały proces – od przyjęcia surowca, przez zlecenie produkcyjne, po dokument wydania – i wiążą realizację zamówienia z realizacją zlecenia.
?Jak Asseco Merit ERP rozlicza pracę akordową?
Zarejestrowane wykonanie operacji staje się czasem przeliczonym na wartość na liście płac i jednocześnie kosztem na koncie wydziału. Nadgodziny 50 i 100 procent, czas przezbrojenia i godziny nagrodowe liczone są ze stawki z umowy pracownika.
?Czy system prowadzi ewidencję jednocześnie w metrach i kilogramach?
Tak. Druga jednostka ewidencyjna prowadzi obie wielkości równolegle – w stanach, dostawach, rezerwacjach, inwentaryzacji i dokumentach zlecenia. Mistrz na hali widzi 3 kg i 4 m tego samego kształtownika w jednym oknie.
?Czy przejście z Asseco Xpertis na Asseco Merit ERP wymaga wdrożenia od zera?
Nie. W WOSTAL punktem wyjścia była lista istniejących modyfikacji, a nie nowa analiza przedwdrożeniowa. Zespół Asseco Business Solutions znał te rozwiązania od lat, więc szybko ustalił, co obsługuje standard nowego systemu, a co trzeba odtworzyć. Pierwszeństwo miał standard, bo nie wymaga osobnego utrzymania i aktualizuje się razem z systemem.
?Czy Asseco Merit ERP obsługuje KSeF?
Tak. Obsługa KSeF 2.0 w formacie FA(3) jest w standardzie systemu. W WOSTAL obowiązek e-fakturowania był momentem decyzji o przejściu na Asseco Merit ERP.
?Jaki system ERP sprawdzi się w kuźni lub zakładzie obróbki metali?
Taki, który w standardzie obsługuje procesy specyficzne dla branży: koszt wytworzenia liczony z karty technologicznej, rozliczanie akordu od operacji do listy płac, identyfikowalność wytopu i atestu, dwie jednostki miary oraz braki z operacją naprawczą. Asseco Merit ERP obsługuje te obszary w standardzie, co pokazuje wdrożenie w WOSTAL.
Pracujesz na systemie rozbudowanym przez lata?
Pokażemy Asseco Merit ERP na przykładzie Twojego procesu – na Twoim zleceniu i Twojej karcie technologicznej, tak jak zrobiliśmy to dla WOSTAL przed decyzją o przejściu na nowy system.